Jak uniknąć zatorów płatniczych

Wiele firm skupia się na zwiększeniu wolumenu sprzedaży w nadziei, że dochody ze sprzedaży dużej puli kontrahentom zrekompensują straty obrotów w transakcjach z tymi, którzy unikają lub opóźniają płatności. Często ma to zgubne konsekwencje, gdyż w praktyce kontrahenci regulują należności z dużym opóźnieniem. Zachowanie płynności finansowej staje się coraz trudniejsze, a firma ma rosnące kłopoty z własnymi długami, to zaś często prowadzi do upadłości. Istnieją jednak narzędzia i metody zapobiegania takim sytuacjom.
Oto najskuteczniejsze z nich.

Sprawdźmy kontrahenta przed udzieleniem mu kredytu kupieckiego

Analiza danych finansowych potencjalnego odbiorcy ma kluczowe znaczenie dla oceny jego wypłacalności. Spółki mają obowiązek składania rocznych sprawozdań
finansowych w sądzie rejestrowym, które są powszechnie dostępne. Warto wybrać się do sądu i zapoznać z podstawowymi informacjami na temat kontrahenta. Jeśli naszym partnerem ma zostać spółka giełdowa, sprawdźmy ostatnie opublikowane raporty okresowe dostępne w internecie.

Jeśli informacji o danych finansowych nie można uzyskać z dostępnych źródeł, po prostu poprośmy o nie przyszłego kontrahenta. Jest on bowiem naszym kredytobiorcą w zakresie udzielanego przez firmę finansowania w postaci kredytu kupieckiego. Gdy nasz kontrahent prowadzi uproszczoną księgowość, poprośmy o ostatnie deklaracje podatkowe. Porównajmy przykładowo wartość planowanych zamówień z całkowitymi przychodami naszego potencjalnego odbiorcy. Jeśli kontrahent kategorycznie odmawia przedstawienia swoich danych finansowych, odnotujmy brak wiedzy na ten temat jako potencjalne ryzyko.

Skarbnicą informacji jest internet, a użyteczny może być tu nie tylko oficjalny serwis kontrahenta. Przykładowo obwieszczenie o wygraniu przez niego przetargu oznacza, że w tym czasie firma nie miała zaległości publicznoprawnych i jest to informacja przemawiająca na jej korzyść. Sprawdźmy także internetowe giełdy wierzytelności.
Wiele dowiedzieć się można od przedsiębiorców z branży – być może któryś z nich już współpracował z badanym kontrahentem. Przedsiębiorcy dzielą się zarówno złymi, jak i dobrymi opiniami. Taka praktyka pozwala wyłączyć z obrotu wielu nierzetelnych płatników, z korzyścią dla wszystkich uczestników rynku. Gdy dostępne źródła okażą się niewystarczające, możemy zamówić raport na temat potencjalnego kontrahenta w wywiadowni gospodarczej. Upewnijmy się wcześniej, że będzie on zawierał aktualne dane finansowe.

Zadbajmy o formalności

Dokument jest podstawowym narzędziem dochodzenia roszczenia od niesolidnych kontrahentów. Zadbajmy zatem, żeby umowa o współpracy była niejednostronna i precyzyjna w zakresie rozliczeń. Gromadźmy na bieżąco dokumenty, zamówienia, druki WZ – nie wydawajmy towaru bez dopełnienia formalności w tym zakresie. Zbierajmy także podpisy na wszystkich dokumentach. Jeśli to możliwe, poprośmy o podpis osoby uprawnionej do odbioru faktury. Oczywiście faktura bez podpisu odbiorcy spełnia wymogi ważności, ale w razie konieczności postępowania sądowego podpis taki umożliwi skorzystanie z uproszczonych, a więc szybszych procedur. Co jakiś czas potwierdzajmy saldo pisemnie.

Dość często w umowach spotyka się klauzule stanowiące o zakazie cesji. Kontrahentowi zastrzegającemu takie postanowienie umowne z pewnością nie jest obce zagadnienie obrotu wierzytelnościami. Nie przesądza to o rezygnacji ze współpracy, miejmy jednak świadomość, z czym taki zapis się wiąże. Zakaz cesji uniemożliwia skorzystanie z usługi faktoringu, a także sprzedaż wierzytelności bez pisemnej zgody odbiorcy.

Przygotujmy plan awaryjny

Żadna firma nie jest w tak komfortowej sytuacji, by móc sobie pozwolić na odrzucenie propozycji współpracy z każdym kontrahentem, który nie spełnia wszystkich jej wymagań. Nasi kontrahenci przeżywają takie same trudności jak my i nawet najbardziej zaufany partner biznesowy może nie mieć w danym momencie możliwości uregulowania swoich długów. Każdy przedsiębiorca musi zadać sobie zatem pytanie: jak długo mogę czekać na uregulowanie należności przez klientów?

Niestety, w większości przypadków oznacza to problemy z utrzymaniem płynności finansowej firmy. Dobrym rozwiązaniem będzie przygotowanie dla każdego kontrahenta osobnego dokumentu, w których znajdą się ustalenia ze wstępnej weryfikacji, a także informacje o potwierdzeniu salda oraz średnich opóźnieniach w płatnościach. Jeśli opóźnienia się wydłużą i saldo będzie narastać, konieczna stanie się windykacja należności, podejmowana tym szybciej, im więcej ryzyk zdiagnozowaliśmy przed współpracą z kontrahentem oraz w jej trakcie. Pozostaje jeszcze tylko odpowiedź na pytanie, czy przeprowadzić ją we własnym zakresie, czy też skorzystać z outsourcingu.