Obowiązki operatora i kary za ich niedopełnienie (podobnie jak obowiązki instalatora pomp ciepła) wynikają bezpośrednio z tzw. ustawy F-gazowej1. Dotyczą wyłącznie urządzeń pracujących na czynnikach chłodniczych będących F-gazami. Są to m.in. R410A i R32 – informacja o zastosowanym czynniku znajduje się na tabliczce znamionowej. Ważna jest także wielkość napełnienia urządzenia, która opisywana jest w tonach CO2eq (tzw. równoważny dwutlenek węgla). Ta informacja również znajduje się na tabliczce znamionowej. Obowiązki te nie dotyczą zatem właścicieli pomp ciepła na propan (R290) czy dwutlenek węgla (R744).
Operator pompy ciepła to osoba sprawująca rzeczywistą kontrolę nad pracą urządzenia – najczęściej właściciel lub użytkownik. I choć większość obowiązków faktycznie wykonuje odpowiednio wykwalifikowany instalator, za ich przeprowadzenie odpowiedzialny jest właśnie operator.
Warto pamiętać, że nieznajomość prawa nie zwalnia od odpowiedzialności.