Narzędzia branżowe, czyli efektywne i bezpieczne unowocześnienia dla firm serwisowych i instalacyjnych

Rewolucja cyfrowa, której doświadczyliśmy w ciągu ostatnich trzech lat, znacząco zmieniła nasze życie, zarówno w sferze prywatnej, jak i zawodowej. Mimo kryzysu wiele firm gwałtownie się rozwinęło – jak się wydaje „tylko” dlatego, że położyły ogromny nacisk na digitalizację. Transformacja nie ominęła również branży firm serwisowych i instalacyjnych, gdzie największym przełomem okazały się praca w chmurze oraz korzystanie z urządzeń mobilnych.

Pojawia się jednak pytanie, czy samo wprowadzenie nowoczesnych technologii jest już receptą na sukces? Wystarczy po prostu zacząć z nich korzystać i... już? A może jednak ich efektywność zależy od tego, w jakiej formie zastosujemy je w swoim biznesie? Warto pamiętać, że każdy medal ma dwie strony – unowocześnienia, mimo że niosą ze sobą mnóstwo dobrego, wiążą się też z pewnymi ryzykami, dlatego kluczowe jest ich stosowanie „z głową”. Tylko w ten sposób zapewnimy swoim firmom bezpieczeństwo oraz odpowiednie warunki do rozwoju.

Nowe standardy efektywności

Na początek przyjrzyjmy się dwóm wspomnianym powyżej unowocześnieniom, które cieszą się w branży największą popularnością. Co sprawia, że stają się coraz bardziej powszechne, i jakie konkretnie korzyści wiążą się z ich wykorzystaniem?

Chmura

Dzięki dostępowi do danych w chmurze pracownicy terenowi nie muszą już uwzględniać w swoim codziennym harmonogramie pracy wizyt w biurze. Mogą planować swoje trasy bez zbędnych postojów na sprawdzenie informacji o kliencie czy zadaniu lub zabranie odpowiednich dokumentów – bo mają do nich wygodny zdalny dostęp.

Warto tu jednak zaznaczyć, że dostęp do chmury to nie tylko wygoda, ale i sposób na zwiększenie jakości usług oraz minimalizowanie kosztów. Mniej wyjazdów do biura oznacza mniejsze wydatki na paliwo, natomiast szybsza i bardziej efektywna wymiana informacji to mniej błędów, możliwość szybszej reakcji w razie zgłoszeń awaryjnych, a także krótszy czas potrzebny na wykonywanie i raportowanie zleceń. To wszystko przekłada się na zadowolenie klientów, unikanie zbędnych wydatków i bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracowników.

Aplikacje na urządzenia mobilne

Rozwój urządzeń i aplikacji mobilnych sprawił z kolei, że coraz więcej codziennych czynności wykonujemy dziś właśnie za ich pośrednictwem. Począwszy od zakupów, przez umawianie (a w trakcie pandemii nawet odbywanie) wizyt lekarskich, po płacenie rachunków czy inne przelewy. A przecież nie tak dawno wydawało się to wręcz abstrakcją. Chyba wszyscy pamiętamy jeszcze początkową niepewność związaną z korzystaniem z aplikacji bankowych. Wahanie, czy aby na pewno warto je pobrać i korzystać z usług bankowych na telefonie – a może jednak lepiej (i bezpieczniej) będzie pozostać przy komputerze. Obecnie załatwianie spraw finansowych (oraz wielu innych) przez smartfon to norma, a tamte obawy istnieją już raczej tylko w naszych wspomnieniach.

Smartfon – biznesowe narzędzie „do wszystkiego”

Skoro urządzenia mobilne stały się niezbędnym narzędziem do załatwiania spraw w życiu prywatnym, naturalne jest, że równie ważną rolę zyskują też w naszym życiu zawodowym. Firmy coraz częściej wykorzystują je do komunikacji wewnętrznej, a także weryfikowania realizacji zadań. Mowa tu na przykład o komunikowaniu grafiku, przekazywaniu informacji o przydzielonych zadaniach, zmianach czy nagłych zgłoszeniach, potwierdzaniu wykonania zadań, zgłaszaniu nieprawidłowości, przesyłaniu zdjęć – wymieniać można by jeszcze długo.

Zobacz także: Aplikacje i programy dla projektantów i instalatorów

Przydatne, ale czy bezpieczne?

Aby zrealizować powyższe potrzeby komunikacyjne oraz zadbać o kwestie organizacyjne, firmy sięgają po powszechnie znane aplikacje, takie jak wirtualne dyski (na dokumenty, zdjęcia, foldery z danymi klientów itd.), kalendarze i komunikatory. Wydają się one oczywistym wyborem – są łatwo dostępne, często darmowe i wszyscy wiedzą, jak z nich korzystać. Problem w tym, że w zdecydowanej większości nie są przeznaczone do użytku biznesowego, co niesie za sobą szereg ryzyk. 

Po pierwsze, nie spełniają odpowiednich norm dotyczących bezpieczeństwa i ochrony danych. Po drugie, przekazywane w nich informacje nie są w żaden sposób uporządkowane, przez co trudno do nich wrócić, gdy zajdzie taka potrzeba. A po trzecie, zwiększają prawdopodobieństwo wystąpienia nieporozumień czy przegapienia istotnych informacji. To zaledwie kilka najważniejszych kwestii, a każda z nich może przynieść firmie opłakane skutki.

Chcąc zaoszczędzić, większość firm nie korzysta nawet z porad prawników czy specjalistów od RODO, aby sprawdzić, czy mogą sobie pozwolić na używanie takich narzędzi – to duży błąd. Funkcjonowanie w pozornie błogiej nieświadomości może bowiem prowadzić do sporych, również kosztownych konsekwencji.

Rozproszona organizacja 

Dobrym przykładem może być aplikacja WhatsApp. Choć jest dostępna w bezpłatnej wersji „business” (oraz w formie płatnej platformy biznesowej), mało kto o tym wie. Zdecydowana większość firm korzysta z wersji dla użytkowników prywatnych, zupełnie nie biorąc pod uwagę związanych z tym niebezpieczeństw (jak np. konsekwencje prawne z powodu braku odpowiedniej ochrony danych wrażliwych itp.).

Z drugiej strony, nawet jeśli firma przeniesie się na biznesowe wersje takich aplikacji, nadal otwarta pozostanie kwestia korzystania z wielu niezależnych narzędzi. Im jest ich więcej, tym więcej miejsca na błędy oraz więcej czasu i energii zużytych na zapanowanie nad kwestiami komunikacyjno-organizacyjnymi. A przecież cały sens przechodzenia na rozwiązania cyfrowe miał polegać na tym, żeby pracować lepiej i sprawniej. Jak więc podejść do tego problemu?

Narzędzia branżowe – bezpieczne rozwiązanie dla firm

Odpowiedzią są aplikacje stworzone stricte dla firm z sektora usług serwisowo-instalacyjnych. Takie, które powstały z myślą o charakterystycznych dla nich problemach i potrzebach, a także o obszarach ich pracy, które można usprawnić czy zautomatyzować. 

Jednym z najszybciej rozwijających się rozwiązań tego typu jest Locatick. To narzędzie, które integruje wszystkie niezbędne funkcje dostosowane do specyfiki branży i spełnia odpowiednie standardy bezpieczeństwa. Zapewnia płynny przepływ informacji oraz pozwala właścicielom i kierownikom doskonale zadbać o wszelkie kwestie związane z planowaniem, weryfikacją i rozliczaniem zleceń w terenie – nie muszą więc korzystać z dodatkowych, zewnętrznych aplikacji, bo wszystko, co potrzebne, mają w jednym miejscu.

Rozwój cyfrowy? Tak, ale bezpieczny

W świecie, gdzie czas to luksus, a aktualna dynamika zmian wymaga nowoczesnych i bezpiecznych rozwiązań, aplikacje przeznaczone do celów biznesowych są właściwym wyborem. Są jak zaufany partner, który gwarantuje rozwój, zadowolenie klientów i utrzymanie konkurencyjności, a jednocześnie spokój o bezpieczeństwo danych i zgodność z wymogami prawa. Gdy cena za popełnienie błędu jest wysoka, a wymagania klientów nieustannie rosną, warto oprzeć sukces swojej firmy na właśnie takim – pewnym – fundamencie, a nie pozostawiać go przypadkowi.