Elektroniczne protokoły, czym są i jak je wprowadzić w firmie instalacyjnej

Elektroniczne dokumenty, zestawienia czy raporty stały się nieodłącznym elementem pracy biurowej. Kluczową rolę w cyfryzacji firm odegrały dwa kolejne zjawiska – rozpowszechnienie się chmury obliczeniowej, a co za tym idzie rozwój oprogramowania dostępnego jako usługa (SaaS, czyli software as a service), oraz szeroki dostęp do smartfonów, tabletów i innych urządzeń przenośnych.

Model chmury obliczeniowej (cloud computing) zakłada przechowywanie nieograniczonych ilości zasobów danych, plików i aplikacji na serwerach rozmieszczonych po całym świecie, poza lokalną siecią firmową, bez konieczności zakupu serwerów. Usługi „w chmurze” umożliwiły pracownikom zdalny dostęp do zasobów ich firm i pracę z każdego miejscai na każdym urządzeniu. Rozwój technologiczny i masowe wykorzystanie urządzeń przenośnych sprawiły, że firmy zaczęły coraz śmielej wykorzystywać procesy cyfryzacji w kolejnych obszarach swojej działalności – od produkcji i logistyki po handel. Z tych nowych możliwości korzystają także firmy serwisowe i instalacyjne.

Może Cię zainteresuje: Głęboka termomodernizacja budynku z funkcją biurowo-warsztatową – studium przypadku

Czym są elektroniczne protokoły?

Większość usług serwisowych kończy się wypełnieniem formularza zlecenia serwisowego, zawierającego podstawowe dane dotyczące zgłoszenia, listę przeprowadzonych czynności oraz podsumowanie usługi. Wprowadzenie jednolitego dokumentu służy przede wszystkim uproszczeniu rozliczeń z klientami, ma także ułatwiać weryfikację wykonania usługi oraz przyspieszyć raportowanie. Formularze różnią się w  zależności od rodzaju wykonywanej usługi oraz serwisowanego urządzenia. Nierzadko składają się z kilku stron, szczególnie gdy dotyczą przeglądów okresowych lub gwarancyjnych, kiedy wymagane jest sprawdzenie szczegółowych parametrów technicznych.

Papierowe protokoły są powszechne w firmach serwisowych i nieodzowne w momencie zatrudnienia pierwszych pracowników, których pracę trzeba zweryfikować i rozliczyć. Ograniczenia wiążące się z papierową formą dokumentu firmy starają się obejść, tworząc swoisty model hybrydowy, w którym protokoły są przez pracowników skanowane (wykorzystuje się do tego najczęściej zwykły aparat w telefonie komórkowym) i wysyłane elektronicznie do biur. Przyspiesza to komunikację, ale wiąże się z dodatkowym nakładem pracy zarówno dla pracowników biurowych, którzy np. muszą odczytywać wypełnione ręcznie dokumenty, jak i pracowników terenowych, dla których są to dodatkowe czynności polegające np. na ręcznym uzupełnianiu danych i dołączaniu zdjęć.

Wyzwania i koszty związane z obiegiem papierowych formularzy były od początku mocnym argumentem na rzecz ich cyfryzacji, a „śmierć” papieru ogłaszana była już wielokrotnie, jednak jak dotąd trzymał się on mocno, zapełniając kolejne segregatory i coraz większe szafy. W ostatnich dwóch latach na rynku widać już jednak wyraźną zmianę podejścia. Coraz mniejsze firmy realizujące usługi w terenie zaczynają odważnie sięgać po cyfrowe rozwiązania. Dla wielu z nich szczególnie dotkliwe było zakłócenie normalnego funkcjonowania biura podczas pandemii Covid-19 oraz problemy z szybkim reagowaniem i brakiem elastyczności.

Na popularności zyskują formularze, które można wypełnić w formie cyfrowej na urządzeniu przenośnym, najczęściej tablecie lub smartfonie. Producenci oprogramowania dostarczają narzędzia coraz przyjaźniejsze, niewymagające specjalistycznej wiedzy. Przykładem może być program Adobe Acrobat, za pomocą którego można utworzyć formularz w następujący sposób: przekonwertować istniejący dokument elektroniczny (np. dokument programu Microsoft Word lub Microsoft Excel) na formularz PDF lub zeskanować formularz papierowy i przekonwertować go na formularz PDF. Po przekonwertowaniu istniejącego dokumentu na formularz PDF można dodać do niego odpowiednie pola w celu przekształcenia go w formularz interaktywny. Takie interaktywne formularze mogą być wypełniane przy użyciu komputera i przesyłane za pośrednictwem internetu lub sieci lokalnej. Często przechowywane są w oparciu o rozwiązania „w chmurze”, na wirtualnych dyskach firmowych, np. Google czy Microsoft Outlook. Wykorzystanie samego kreatora elektronicznych protokołów i wdrożenie cyfrowej obsługi klienta już jest sporą rewolucją, ale często pozostawia niedosyt. Takie protokoły niepodłączone do żadnego systemu zarządzania wymagają wciąż sporego nakładu pracy w celu ich właściwego przetwarzania i archiwizacji. Rozwiązaniem może być system mający wbudowane moduły elektronicznych protokołów wraz z najważniejszymi funkcjonalnościami, takimi jak mapa, kalendarz czy baza obiektów i urządzeń. 

Pracownicy firmy Locatick, oferującej m.in. wygodną aplikację mobilną dla serwisantów i instalatorów, podkreślają, że elektroniczne protokoły to często jeden z głównych powodów, dla których firmy decydują się na wdrożenie tego typu aplikacji. Klienci doceniają takie zalety elektronicznych protokołów jak: 

• szybsze fakturowanie – nie trzeba czekać, aż papierowe protokoły zostaną dostarczone do biura, usługi mogą być fakturowa ne na bieżąco, co wpływa na sytuację finansową firm; nadal zdarzają się bowiem przypadki, że serwisanci wyjeżdżają na kilkudniowe czy tygodniowe tournée po kraju lub regionie, a dokumenty przesyłane są np. na koniec miesiąca;
• mniej błędów i  standaryzacja – elektroniczne protokoły mają możliwość zastosowania pól obowiązkowych, bez wypełnienia których nie ma możliwości zamknięcia zadania. Jednocześnie firmy często traktują te protokoły jak swoiste listy kontrolne, zlecając pracownikom podczas wizyty w obiekcie każdorazowe sprawdzenie ściśle określonych elementów infrastruktury, żeby zagwarantować swoim klientom wysoką jakość i powtarzalność usługi;
• elastyczność – protokół tworzony jest w wygodnym kreatorze i może zostać dostosowany do różnych kategorii zadań i  urządzeń (np. uruchomienie, serwis, przegląd). Technik może na miejscu skorzystać z wyznaczonego protokołu lub pobrać dowolny inny związany z wykonaną usługą dodatkową.

Elektroniczne protokoły szybko stają się standardem wśród dużych i  średnich firm. W  przypadku mniejszych, szczególnie tych nastawionych na innowacje i niebojących się wyzwań, jest to element budowania przewagi konkurencyjnej na dynamicznym rynku. Te firmy, które sprawnie wdrożą cyfrową realizację usług, skorzystają na szybszym planowaniu i  skuteczniejszej weryfikacji wykonania oraz rozliczenia.

Również firmy produkujące tablety i smartfony oferują specjalne modele dla monterów, instalatorów czy mechaników. Urządzenia te mają m.in. wzmocnione obudowy i są bardziej odporne na uszkodzenia w wyniku upadku.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!